9 trucos para aumentar tu productividad

9 trucos para aumentar tu productividad

Igual no te interesa, o quizás sí. (¿Quiero ser más productivo?) ¡Esta es la primera decisión que deberás tomar! Pero te aseguro que incrementar la productividad no es difícil, ni resulta esforzado. Es cuestión de sistemática y hábito. Y recuerda: todas aquellas rutinas que seas capaz de sistematizar durante 21 días, serán habituales en ti. Por tanto, no cuesta nada ser más productivo.

Ahí van mis “9 trucos”:

1. Ocúpate de lo más importante primero. En mi día a día, yo siempre tengo 3 cosas importantes que hacer. Intento tenerlas claras, desde la noche anterior.  Qué va a ser lo más importante que voy a hacer el día siguiente. Y una vez me despierto, hago esas tres tareas importantes primero. Si puedo hacerlas durante las primeras horas del día, mejor.

No he experimentado mucho tiempo de vida profesional, la mayoría la he pasado en la escuela y la universidad. Pero los 6 meses que estuve de prácticas, recordé que algunos días me los pasaba revisando emails, respondiéndolos y haciendo las tareas que me indicaban en los emails. Y quizás tenía que realizar otras tareas para proyectos distintos. Pero por culpa de tanto escribir mails, terminaba sin avanzar los proyectos en todo el día. Miraba el reloj y ya eran las 18pm. La hora de irme.

Estaba en un departamento de consultoría interna, y claro, la rapidez en que los proyectos deben entregarse es brutal. Además, no sólo tienes asignado uno, si no que puedes contribuir en distintos niveles en otros proyectos. Por lo que muchos días los pasaba haciendo poco de mucho y mucho de nada.

Pensé en aplicar una estrategia distinta en cuanto llegase a la oficina. Llegaba a eso de las 8.30 – 9.30 am. Me ponía a hacer las tareas más importantes para los proyectos desde que llegaba hasta las 12pm. No abría el email para nada. Sólo miraba de reojo si había alguno de mi jefa (el cual estaría relacionado con el proyecto importante) y luego cerraba la bandeja de entrada y me ponía en acción.

A las 12pm, era la hora de comer (estaba en Amsterdam) y antes de ir dedicaba 10 minutos a leer todos los emails que había recibido para “masticarlos” mentalmente durante la comida. Una vez de vuelta, podía responder aquellos que más priorizaba y a la 1pm ya había terminado la lista de mis 3 cosas importantes y contestado los emails más urgentes.

De 1 a  4.30pm podía dedicarme a responder los otros emails los cuales yo hacía de “auxilio” o soporte, pero que tanto tiempo quitaban. Y la última media hora, más o menos, la dedicaba a hablar con mi jefa sobre cómo estábamos de avanzados en nuestro proyecto, qué haríamos mañana, etc. Es decir: comunicación.

Una vez descubrí este sistema, no paré de usarlo. Nunca abrir un mail antes de las 11.50 am.

2. Levántate temprano. Mantén una rutina matutina para así sentir la utilidad y el propósito de despertarte temprano. Sé lo duro que puede ser al principio. Yo pasé por una fase similar. Pero una vez descubrí que había mañanas antes de las 9 am, me sentí genial. Ahora tengo la costumbre de levantarme sin alarma a las 7 am. Incluso a veces a las 6.30 am.

Si tienes un horario fijo de lo que debes hacer por la mañana, difícilmente vas a quedarte pegado en las sábanas. Empieza por ejemplo, con una lista de cosas que hacer antes de ponerte con la lista de las 3 cosas más importantes de hoy:

  • Estiramientos
  • Beber medio litro de agua
  • 10 minutos de meditación
  • Aseo personal
  • Desayuno
  • Lectura de diarios digitales, blogs…

Luego, te pones en seguida con tu lista de las 3 cosas más importantes por hacer. Haciendo esto consigues, a primera hora de la mañana, liquidar la lista. Así tienes tiempo para hacer otras tareas las cuales disfrutas más, dedicar tiempo al ocio y a tus amigos y familia.

3. Simplifica tus fuentes de información (blogs, email, redes sociales) y procesa ésta en poco tiempo. Con tantas redes sociales a veces uno se pierde. No voy a mentir: yo estoy en todas. Incluso en Vine y Snapchat. Pero eso no quiere decir que los consulte diariamente. A veces no lo hago ni semanalmente.

Escoger un par o tres redes sociales donde van a estar tus flujos de información, es vital para no perder el tiempo. Uno puede perderse ante la seducción de tanta información por todos lados. Yo sólo uso diariamente Twitter y Facebook.

4. Limpia tu zona de trabajo y ocúpate de una única cosa tras otra. Creo que se explica por sí solo. Cuando vas a estudiar a la biblioteca, la mesa está limpia y empiezas de cero tu zona de trabajo. Añades tu bloque de notas, quizás tu portátil y un par de bolis. Pero contra más cosas haya en tu escritorio, menos será tu grado de concentración en la tarea.

5. Ve a trabajar antes y trabaja menos horas. O levántate para estudiar más temprano y termina antes. Así podrás realizar las tareas importantes que querías hacer antes de que el mundo se despierte y te bombardee de peticiones a través de las redes sociales. Si no sabes cómo hacerlo, vuelve al punto 2 ;)

6. Evita trabajo innecesario. No siempre puedes realizar todas las tareas por ti mismo. Ya seas propietario de una empresa, o tengas un conjunto de personas bajo tu supervisión, en algún momento vas a tener que delegar tareas. Y si por lo contrario, estás estudiando, puedes pactar con tus compañeros de clase de que cada uno se encargue de tomar los apuntes cada semana. Así no hace falta que estés apuntando toda la clase, si es algo que no te gusta hacer. Esto lo puedes aplicar en la mayoría de ámbitos. Como las tareas de la casa. Si te gusta cocinar pero no fregar los platos, puedes acordar con tu compañero de piso que tu vas a cocinar y él lavar los platos. Así puedes concentrarte mejor en una tarea que sabes hacer mejor.

7. Haz primero las tareas que te resultan difíciles, o menos agradables. En caso de que no puedas externalizar estas tareas, y que tengas que hacerlas tú al 100%, es mejor que hagas aquellas que no te gustan antes de las que te motivan. Porque, una vez, un profesor de medicina de la Universidad de Navarra comentó a los estudiantes potenciales que es mejor comerse la perdiz mala antes de la buena. Porque así la buena sabrá doblemente buena. En cambio, si lo haces al revés, la mala te sabrá doblemente mala, y además te quedarás con ese mal gusto en la boca. Yo no era la que quería estudiar medicina. Fuí (más bien me llevaron) porque a mi hermana mayor le interesaba. Ahora, ella está terminando los estudios de medicina.

8. Trabaja sin conexión: offline, sin wifi, tanto tiempo como puedas. Aléjate del móvil. Te recomiendo incluso que si debes escribir un trabajo o terminar de redactar una disertación, vayas a una cafeteria que tengas cerca de casa y sobretodo, ¡Que no tenga wifi!

9. Haz alguna cosa de la que estés profundamente orgulloso/orgullosa. Una de las claves para concentrarte en lo que estás haciendo sin distraerte, es definitivamente, dedicarte a hacer aquello que te gusta. Si dedicas todo tu entusiasmo en hacer aquello que te apasiona y te motiva, te aseguro que no va a costarte nada entrar en el perfecto flow de la concentración.

Fotografía hecha por Ingrid Ribas. Worldwide Photojournalist based in Barcelona.